Ansökningssystem

Ett väl utvecklat ansökningssystem kan väsentligt förenkla det administrativa arbetet med anslagshantering. 3D erbjuder ansökningssystem för forskningsstiftelser och andra anslagsgivare. Då det är system med en gemensam bas som används av ett stort antal användare kan vi erbjuda en lösning till en fast kostnad som är rimlig även för mindre stiftelser.

Stöd i hela ansökningsprocessen

Registrering

Den sökande registrerar sig med namn och personuppgifter och får användarnamn och lösenord av systemet.

Ansökan

Ansökan matas in av den sökande i valfri ordning. Den kan kompletteras under hela ansökningstiden.
Ett tydligt och lättförståeligt gränssnitt hjälper den sökande. Till ansökan kan bifogas betyg, rekommendationsbrev, intyg etc. Varje anslagstyp/typ av ansökan kan ha sitt eget anpassade formulär i systemet.

Inskick av ansökan

När ansökan är klar väljer den sökande att skicka in den. Systemet kontrollerar att alla nödvändiga uppgifter är korrekt inmatade – obligatoriska uppgifter, texters maximala längd etc. BankID kan användas för att signera ansökan.

Bedömningsprocess

Granskare (sakkunniga, nämnder, vetenskapliga råd, beredningsgrupper etc) kan se och skriva ut
tilldelade ansökningar och avge utlåtande. Formuläret för utlåtande anpassas för anslagsgivaren och kan t ex innehålla betyg/gradering för valfritt antal kriterier, omdöme i text,  information om jäv och granskarens egna noteringar. Genom att granskarna själva kan skriva ut aktuella ansökningar slipper man arbetet med kopiering och distribution. Vilka ansökningar som blir tillgängliga för respektive granskare styrs antingen automatiskt (t ex på ämnesområde) eller tilldelas manuellt av administratör. För att förenkla arbetet med tilldelning kan granskare kopplas till grupper som får tillgång till sitt urval ansökningar.

Kommunikation av beslut

Beslut (med t ex beviljat belopp, eventuell beslutsmotivering, förbehåll osv.) kan enkelt kommuniceras till den sökande via systemet.

Avtal / kontrakt

Systemet kan automatiskt generera individuella kontrakt till mottagare som enkelt hämtas via portalen. Kontraktet sätts samman från generella villkor och särskilda villkor som gäller specifikt för mottagaren. Kontrakt/avtal kan signeras digitalt med BankID direkt i portalen. Vid behov kan även Verksamhetsansvarig, t ex prefekt, bjudas in för att signera ansökan.

Rekvisition

Systemet stöder både elektronisk rekvisition eller rekvisition på papper om namnunderskrifter behövs från sökande/prefekt/institution. Systemet stöder engångs-rekvisition av hela beloppet eller rekvisition vartefter medel förbrukas, i det senare fallet kan sammanställning och saldo visas för anslagsmottagaren.

Rapportering / redovisning

Sökande/projektledare kan redovisa beviljade medel i systemet. Systemet stöder multipla rapporter per beviljad ansökan t ex en årsrapport (progressrapport) varje år samt en vetenskaplig och en ekonomisk redovisning efter projektets slut. Administratören kan enkelt kontrollera att redovisning görs. Systemet kan automatisk via e-post påminna projektledare att redovisning ska lämnas.

Utbetalningar

Systemet kan samla in uppgifter för utbetalning. Bank, clearing-/kontonummer och checksiffror kontrolleras vid insamlandet. Utbetalning kan göras via bankfil. Systemet kan även generera utbetalningsförslag efter inkomna kontrakt, rekvisitioner och godkända progressrapporter.

Export av data

Data kan enkelt exporteras för t ex anpassade rapporter, kopplade brev, andra system etc. Vi har stor erfarenhet att koppla ansökningssystemet till andra system t ex Hogia, Visma och Navision.

Ett flexibelt system

Det finns mycket goda möjligheter att anpassa systemet till anslagsgivarens krav. Systemet stöder flera ansökningsomgångar per år och valfritt antal anslagstyper. Varje anslagstyp kan ha ett eget urval av frågor i ansökansformuläret. Man kan välja ett system med alla funktioner ovan – eller välja det grundläggande och sedan vid behov lägga till delar senare.

Ett enkelt system

Systemet nås från hela världen och det enda som behövs är en webbläsare. Inga program/hjälpprogram behöver laddas ner till datorn. Idag sätter säkerhetsaspekter begränsningar på vad som kan köras i webbläsaren. Extraprogram och anpassade inställningar uppfattas som krångligt av användaren.

Dokumentmappar

Systemet kan också användas för att dela dokument med styrelse, nämnd, revisor osv. Tillgänglighet kan styras på dokumenten. Systemet stöder också digital signering av filer med BankID.

Administration

Systemet administreras av handläggare/administratör. Denne kan enkelt med en webbläsare styra systemet och administrera sökande, granskare, utlysningar, ansökningar, redigera hjälptexter, exportera ut data ur systemet osv.

Vi erbjuder systemet i abonnemangsform där drift ingår. En övergång till ett elektroniskt ansökningssystem kräver således inte att anslagsgivaren står för datorsystem, drift och support.

Låter detta intressant? Kontakta oss då genom detta formulär eller ring Göran Cassel på 0708/617 672.